Le registre des délibérations peut-il être uniquement numérique ?

Non. Selon les fiches de la préfecture de Seine-et-Marne et du centre de gestion du Tarn-et-Garonne, la tenue d'un registre papier reste obligatoire ; il peut être complété par un support électronique, et la signature manuscrite figure sur le registre papier pour chaque séance.

Qui signe une délibération ?

Depuis la réforme de 2022, le maire et le ou les secrétaires de séance (article L2121-23 du CGCT), et non plus l'ensemble des conseillers.

Retrouver une délibération du conseil municipal

Pour retrouver une délibération, partez de trois sources dans cet ordre : la liste des délibérations examinées (elle donne le numéro, la date et le sort de chaque délibération), puis le procès-verbal de la séance (il donne le débat et le vote), puis le registre papier (il fait foi). Un assistant d'équipe alimenté avec ces documents numérisés répond en quelques secondes à « quand a-t-on voté le tarif de la cantine ? » et cite la séance ; il ne remplace pas le registre.

Les documents et ce que chacun contient

Document	Ce qu'il contient	Règle (code général des collectivités territoriales)
Liste des délibérations examinées	Numéro, date, objet, statut (adoptée, rejetée)	Affichée en mairie et mise en ligne dans la semaine (L2121-25)
Procès-verbal de séance	Présents, quorum, votes, teneur des discussions	Arrêté à la séance suivante, signé par le maire et le ou les secrétaires, publié en ligne dans la semaine (L2121-15)
Délibération	Le texte de la décision	Signée par le maire et le ou les secrétaires de séance (L2121-23)
Registre des délibérations	Les procès-verbaux reliés	Registre papier obligatoire (décret n° 2010-783 du 08/07/2010), signature manuscrite pour chaque séance
Registre des arrêtés	Arrêtés du maire, actes de publication et de notification, par ordre de date	L2122-29, modalités à l'article R2121-9

Le centre de gestion du Tarn-et-Garonne donne un exemple de ligne de liste : « Délibération n° X examinée le … – Budget primitif de la ville pour 2022 – Approuvée/Rejetée ». Cette structure régulière est précieuse : c'est elle qui permet une recherche fiable.

Méthode : construire une base qui répond

Numériser dans l'ordre. Un fichier par séance, nommé par date (« 2026-03-14_conseil_pv.pdf »), avec le texte reconnu par la machine (reconnaissance de caractères) pour les scans anciens.
Garder la liste des délibérations à part. C'est l'index : numéro, date, objet. Un tableau suffit.
Ajouter les délibérations elles-mêmes, pas seulement le procès-verbal : le texte voté est dans la délibération.
Signaler les décisions remplacées. Quand un tarif de 2019 est remplacé en 2024, notez-le dans la liste (« remplacée par n° … »). Sans cela, l'assistant peut ressortir l'ancien tarif.
Tester avec dix questions dont vous connaissez la réponse.

Ce que l'assistant fait bien

« Retrouve la délibération qui fixe le tarif de location de la salle des fêtes » : il donne la séance, le numéro et l'extrait.
« Le conseil a-t-il déjà délibéré sur le mode de publicité des actes ? » : il retrouve la délibération de 2022, voir la publicité des actes.
« Quelles délibérations concernent le cimetière depuis 2015 ? » : il dresse la liste avec les dates.
Préparer un nouveau projet de délibération en reprenant les visas d'une délibération comparable, que l'agent relit.

Ce qu'il ne fait pas

Dire si une délibération est encore en vigueur. Il peut signaler une délibération plus récente sur le même objet ; la conclusion appartient au secrétaire général de mairie, qui connaît les retraits, annulations et recours.
Remplacer le registre. Une copie numérique n'a pas la valeur du registre papier signé. Le centre de gestion du Tarn-et-Garonne précise qu'un procès-verbal original électronique suppose une signature électronique conforme et une conservation dans un système d'archivage électronique.
Publier. La mise en ligne reste un acte de la mairie, avec ses délais.

Exemple

Par exemple, un élu demande le jeudi : « Avait-on voté une gratuité de la salle pour les associations de la commune ? » Sans base, la secrétaire feuillette les registres de plusieurs années. Avec une base bien tenue, l'assistant répond : « Délibération du (date), point 7, gratuité une fois par an pour les associations ayant leur siège dans la commune, modifiée par la délibération du (date) » et donne les deux extraits. La secrétaire vérifie dans le registre avant de répondre à l'élu.

Conservation

Le centre de gestion du Tarn-et-Garonne recommande d'aligner la durée de mise en ligne d'un acte sur sa durée d'utilité administrative. Pour le tri et l'archivage, le service d'archives départementales et le centre de gestion de votre département sont les interlocuteurs. Pour préparer une passation, voir la transmission entre secrétaires de mairie.