Faut-il tout numériser avant de commencer ?

Non. Commencez par les documents qui répondent aux questions les plus fréquentes : règlements votés, tarifs, fiches de démarches locales, délibérations récentes. Les registres anciens viennent ensuite.

Quels documents ne pas donner à l'assistant ?

Tout ce qui est nominatif ou sensible : état civil, action sociale, dossiers d'agents, dossiers d'urbanisme en cours, identifiants. Pour un assistant public, uniquement des documents publiables.

Assistant IA en mairie : les documents à rassembler

Avant de choisir un outil, rassemblez les documents qui contiennent déjà les réponses : délibérations et règlements votés, fiches de démarches locales, procédures du secrétariat, pages du site. Un assistant d'équipe ne sait que ce qu'on lui donne ; dans une mairie, la moitié du travail consiste à retrouver la bonne version d'un règlement ou d'un tarif. Commencez petit, sur un service, avec une vingtaine de documents à jour.

Étape 1 : choisir le premier usage

Usage	Pour qui	Documents de base
Assistant interne du secrétariat	Secrétaire général de mairie, agents	Délibérations, règlement intérieur, procédures, guide interne de la commande publique
Assistant de l'accueil	Agents d'accueil, téléphone	Fiches de démarches, horaires, règlements et tarifs
Chatbot du site	Habitants	Pages du site, règlements et tarifs publiés, calendriers
Assistant des élus	Maire, adjoints	Délibérations, procès-verbaux, budget voté

Un seul usage au départ. Le chatbot du site est le plus visible, mais l'assistant interne du secrétariat est le plus simple à tester : seuls des agents le lisent.

Étape 2 : la liste des documents

Assemblées et décisions

Délibérations des dernières années, avec la liste des délibérations de chaque séance (numéro, date, objet, sort).
Procès-verbaux adoptés.
Règlement intérieur du conseil municipal, voir la fiche.
Délibération sur le mode de publicité des actes, voir la publicité des actes.
Arrêtés permanents du maire (stationnement, circulation, cimetière).

Règlements et tarifs votés

Règlement et tarifs de location des salles.
Règlement du cimetière et tarifs des concessions.
Règlement de la cantine, de la garderie, du périscolaire.
Tarifs des services (photocopies, droits de place).

Démarches

Une fiche par démarche fréquente, avec le lien Service Public et l'information locale : jours de rendez-vous pour les cartes d'identité, pièces demandées, horaires. Service Public rappelle par exemple que de nombreuses mairies exigent un rendez-vous pour la carte d'identité : c'est à la fiche locale de dire comment.
Plan local d'urbanisme en vigueur, modes de dépôt acceptés, service instructeur, voir l'urbanisme à l'accueil.

Fonctionnement interne

Procédures écrites : convocation du conseil, publication des actes, réservation de salle, accueil d'un nouvel agent.
Guide interne de la commande publique et liste des marchés en cours, voir les seuils.
Annuaire des interlocuteurs : intercommunalité, préfecture, centre de gestion, comptable public, prestataires.
Fiches de passation, voir la transmission entre secrétaires de mairie.

Intercommunalité

Ce qui relève de l'intercommunalité dans votre territoire, d'après ses statuts, et ses coordonnées : l'assistant doit savoir renvoyer vers elle.

Étape 3 : écarter ce qui ne doit pas entrer

Registres d'état civil, dossiers d'action sociale, dossiers des agents.
Dossiers d'urbanisme en cours d'instruction, courriers nominatifs.
Identifiants, mots de passe, coordonnées bancaires.
Versions de travail et brouillons : une ancienne version d'un règlement est la première cause de mauvaise réponse.

Associez le délégué à la protection des données dès cette étape : la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) rappelle que toute structure publique en désigne un, éventuellement mutualisé. Voir le DPO en collectivité.

Étape 4 : mettre de l'ordre

Un nom de fichier par document : date, type, objet (« 2025-11-20_deliberation_tarifs-salle.pdf »).
Le texte lisible par la machine : les scans anciens passent par une reconnaissance de caractères.
Une mention « remplacé par » sur les décisions modifiées.
Une personne responsable de la mise à jour, après chaque conseil.

Étape 5 : tester avant d'ouvrir

Écrivez vingt questions réelles, notées à l'accueil ou au secrétariat, dont vous connaissez la réponse. Posez-les. Vérifiez trois choses : la réponse est juste, la source citée est la bonne, l'assistant dit « je ne sais pas » quand l'information manque. Pour la liste type des questions d'habitants, voir les questions des habitants.

Étape 6 : choisir l'outil

Avec ces documents en main, vous pouvez comparer les outils sur pièces : un outil qui ne cite pas ses sources ne convient pas à une mairie. Pour essayer avec vos propres documents, la page des tarifs d'ALMA indique trois jours d'essai sur un premier abonnement, carte bancaire demandée ; les conditions propres au secteur public sont à vérifier avec IArche avant de vous engager. D'autres solutions existent ; c'est le respect de vos règles de commande publique qui décide.