Secrétaire de mairie : transmettre ses dossiers

Une bonne transmission entre secrétaires de mairie tient en trois choses : un inventaire des dossiers en cours avec leur prochaine échéance, l'accès aux registres et aux documents de référence, et l'écriture de ce qui n'est écrit nulle part (les habitudes, les contacts, les pièges). Le troisième point est celui qui se perd. Un assistant d'équipe alimenté avec ces notes et les documents de la commune permet au successeur de poser ses questions pendant des mois, longtemps après le départ.

Ce que dit le texte sur le métier

La loi n° 2023-1380 du 30/12/2023 « visant à revaloriser le métier de secrétaire de mairie » emploie l'appellation « secrétaire général de mairie ». Lue sur Légifrance le 15/11/2026, elle prévoit notamment :

• la création de l'article L2122-19-1 du code général des collectivités territoriales, avec une modification qui entre en vigueur le 01/01/2028 ;
• une promotion interne dérogatoire de la catégorie C vers la catégorie B pour les agents exerçant ces fonctions, jusqu'au 31/12/2027 ;
• une liste d'aptitude ouverte après une formation qualifiante et un examen professionnel (décrets n° 2024-830 et 2024-831 du 16/07/2024) ;
• un avantage spécifique d'ancienneté pour l'avancement d'échelon.

La foire aux questions du ministère sur les secrétaires généraux de mairie précise qu'une commune ne peut pas confier la mission à deux agents en même temps. Pour votre situation statutaire, le centre de gestion de votre département est l'interlocuteur.

L'inventaire à remettre

Les registres papier se remettent physiquement : le registre des délibérations sur papier reste obligatoire, avec la signature manuscrite à chaque séance, rappellent la préfecture de Seine-et-Marne et le centre de gestion du Tarn-et-Garonne.

Écrire ce qui n'est écrit nulle part

C'est la partie qui coûte le plus au successeur. Méthode en quatre temps :

1. Tenir un carnet pendant les dernières semaines. À chaque appel ou demande, une ligne : qui, quoi, comment on fait ici.
2. Rédiger des fiches courtes, une par tâche récurrente : « préparer la convocation du conseil », « publier la liste des délibérations », « réserver la salle ». Étapes, documents, contacts, pièges.
3. Lister les interlocuteurs : trésorerie, préfecture, intercommunalité, centre de gestion, prestataires, associations, avec ce qu'on leur demande habituellement.
4. Enregistrer un échange avec le successeur, s'il arrive avant le départ, et le transcrire.

Ce que l'assistant apporte

Une fois ces fiches, les délibérations, le règlement intérieur et les procédures rassemblés, l'assistant répond aux questions du successeur :

• « Comment fait-on la convocation du conseil ici ? » : il cite la fiche, le règlement intérieur et le délai légal applicable à la commune.
• « Qui appeler pour le contrat de la cantine ? » : il retrouve le contrat et le contact.
• « Avait-on déjà délibéré sur la gratuité de la salle pour les associations ? » : voir retrouver une délibération.

Il ne remplace pas la passation orale, et il ne sait rien de ce qui n'a pas été écrit.

Exemple

Par exemple, une secrétaire générale de mairie qui part à la retraite en juin passe ses deux derniers mois à écrire une trentaine de fiches et à classer les délibérations. Son successeur, qui arrive en septembre, ne l'a jamais croisée. Il pose à l'assistant la question de la reconduction du contrat de déneigement : l'assistant retrouve le contrat, la date d'échéance et la fiche « déneigement » qui indique quel élu suit le dossier. Il vérifie ensuite dans le contrat original.

Points de vigilance

• Pas d'identifiants ni de mots de passe dans l'assistant : ils se transmettent par un moyen sécurisé.
• Pas de dossier nominatif sensible (action sociale, dossiers d'agents) dans un assistant partagé sans l'avis du délégué à la protection des données, voir le DPO en collectivité.
• Une fiche périmée est pire qu'une fiche absente : datez chaque fiche et désignez qui la met à jour.